Formarse en la empresa, un calvario burocrático que disuade

Nunca se había hablado tanto de reciclaje profesional como una cuestión imperiosa. La inteligencia artificial, la digitalización y la transición energética obligan a aprender cosas nuevas cada pocos meses, y cualquier informe sobre el futuro del empleo repite lo mismo: formarse o quedarse atrás.

Pero los datos van en sentido contrario. Hace una década, cada trabajador que pasaba por un curso pagado con fondos de formación recibía de media unas 24 horas al año. Hoy se queda en 13. Y en paralelo crece una bolsa de dinero que nadie usa.

Ese dinero sale de las nóminas, aunque el grueso lo ponen las empresas. Javier Peinado, secretario general de la Confederación Regional Empresarial Extremeña (CREEX), recuerda que es “una cuota con carácter finalista”, es decir, que solo puede destinarse a formación.

Cada mes, la Seguridad Social cobra una cuota de formación profesional: el 0,6% de la base de cotización lo paga la empresa y el 0,1%, el trabajador. Con ella se recaudan algo más de 3.000 millones de euros al año, que gestiona la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae). Ese dinero paga la formación de los trabajadores en sus dos grandes vías.

Bonificada y subvencionada no son lo mismo

La primera es la formación bonificada, la que organizan las propias empresas para su plantilla. Cada compañía tiene asignado un crédito anual que depende de lo que cotizó el año anterior y de su tamaño. Si forma a sus trabajadores, adelanta el coste y después lo descuenta de sus cotizaciones a la Seguridad Social. No es una ayuda: es recuperar lo que ya ha pagado.

La segunda es la formación subvencionada. Aquí no decide la empresa. La Administración (el Estado a través del SEPE y Fundae, y la Junta a través del SEXPE) convoca ayudas públicas, y centros y entidades de formación las obtienen para impartir cursos gratuitos dirigidos a trabajadores en activo y a personas en paro.

El problema está, sobre todo, en la primera. En 2025 las empresas españolas usaron apenas la mitad del crédito que tenían asignado y dejaron sin gastar más de 600 millones de euros. Solo una de cada cinco empresas cotizantes forma a su plantilla, una proporción que lleva años casi inmóvil. Con el paso del tiempo, lo que no se gasta se ha ido acumulando en un remanente que ya se mide en miles de millones.

De hecho, la Fundación Cife estima que se ha generado en 20 años un remanente de 19.168 millones de euros, que se derivan a otros planes de formación profesional, ya sin aplicación directa como formación bonificada a las empresas.

Primero pagas, luego justificas

Peinado resume un primer problema en dos palabras: carga burocrática. Es lo primero que disuade a las empresas. Y pesa más en una pyme, que rara vez tiene a alguien dedicado a rellenar formularios. Hay firmas de formación que se encargan de esa gestión, explica, pero el trámite sigue ahí.

El segundo problema es cómo circula el dinero. “Primero pagas y luego, al cabo del año, lo puedes deducir”, explica. Y después llega la revisión: “A la mínima te echan la justificación para atrás”. La empresa ya ha adelantado el dinero y, si los controles detectan un fallo, tiene que devolverlo a la Seguridad Social con intereses. Para muchas microempresas, el riesgo no merece la pena.

Pilar Coslado lleva 36 años en la formación de trabajadores, los diez últimos como directora general de la empresa extremeña Almattía. Para ella, la burocracia es “inasumible para una empresa pequeña”. Y añade la rigidez del sistema, que define como “muy poco operativo y encorsetado”. Pone un ejemplo: si un docente enferma o un trabajador no puede acudir una tarde, la clase no se puede mover al día siguiente sin más. “Hay que pasar una incidencia a Fundae y a lo mejor te contestan autorizando el cambio dos meses después”.

Detrás de esa desconfianza hay una historia. Coslado reconoce que hubo una época de mercadeo, con empresas ‘piratas’ que declararon cursos que nunca se impartieron. Cuando llegó el endurecimiento, recuerda, “pagaron justos por pecadores”: empresas que habían actuado bien tuvieron que devolver todo el dinero, con intereses, por un error en un DNI o en una justificación. “Así que cogieron miedo”.

Hay más frenos. A partir de cierto tamaño, la empresa tiene que poner una parte del coste, y no todas están dispuestas. A muchos trabajadores tampoco les convence formarse fuera de su horario laboral. Y el catálogo de cursos no siempre encaja con lo que se busca. Peinado lo apunta como otro de los problemas. Coslado matiza que, si un curso no está en la lista, se puede solicitar siempre que tenga relación con la actividad de la empresa, a veces haciendo equilibrios para que encaje.

Extremadura, pocas empresas, pero más provecho

En Extremadura el retrato tiene dos caras. Solo el 19% de las empresas que podrían bonificarse hace formación, algo por debajo de la media nacional. El motivo principal es el tamaño: nueve de cada diez empresas extremeñas tienen menos de diez trabajadores, y entre las microempresas la proporción cae a una de cada seis. En cambio, casi nueve de cada diez empresas grandes forman a su plantilla.

La otra cara es que las que se animan sí aprovechan su crédito. Según los datos de Fundae, las empresas formadoras extremeñas gastaron en 2025 cerca de dos tercios de lo que tenían asignado, más que la media española. El dinero que se queda sin usar en la región se concentra, sobre todo, en las miles de empresas que no llegan a dar el paso.

Coslado apunta también a una cuestión cultural. En Extremadura, “quizá por la configuración de su tejido productivo o por mentalidad”, hay menos interés por formar a los trabajadores que en territorios con más tradición industrial. Las cifras del último año tampoco ayudan: bajaron los participantes y las horas de formación, y la formación subvencionada atendió a poco más de la mitad de las personas del año anterior.

Qué debe cambiar

Las propuestas del lado empresarial van en tres direcciones. La primera es aligerar el sistema. Coslado pide sobre todo flexibilidad para hacer cambios sobre la marcha cuando surgen imprevistos, sin esperar semanas a una autorización.

La segunda es medir lo que importa. “Ahora es más importante, o lo único importante, justificar la parte económica, pero no el resultado de la formación. Eso no se evalúa, y debería hacerse”, sostiene. Hoy se revisan facturas y firmas, no lo que el trabajador ha aprendido.

La tercera tiene que ver con el dinero que sobra, y es la que más defiende Peinado como dirigente de la única organización que representa a todo el empresariado extremeño. El remanente acumulado se cuenta en miles de millones, pero no lo puede usar, por ejemplo, “una empresa que haya agotado su crédito y quiera formar más”.

Es decir, la compañía que más forma choca con un tope mientras el fondo común sigue lleno. Por eso, explica, la CEOE ha pedido gestionar ese remanente para que siga a disposición de las empresas, en vez de ir, al cabo del tiempo, a las arcas públicas para otros fines. Al fin y al cabo, la mayor parte de ese dinero lo pusieron ellas.

Mientras tanto, la vía más práctica para una pyme es delegar la gestión. Hay entidades organizadoras, como Almattía, que se ocupan de los trámites y, en su caso, asumen el coste si un error es suyo. Fundae paga una parte de ese trabajo de gestión, aunque Coslado advierte de que “es poco y no compensa el coste”.

En el sector se discuten otras salidas: que varias pymes se agrupen para formarse juntas, una ventanilla única digital que simplifique la justificación o un acompañamiento más cercano a las microempresas. Todas buscan lo mismo: que la empresa pequeña, que es la que más lo necesita, deje de ver la formación como un trámite que no compensa. El dinero ya está pagado. Lo difícil es recuperarlo en forma de cualificación de los trabajadores, que, en definitiva, es mejorar la competitividad y la productividad, las dos asignaturas pendientes del tejido productivo español.